บทบาทของผู้บริหารระดับสูงในสายงานต่าง ๆ

โดย HRBURAPA

สวัสดีครับฉบับนี้ผมขอเปลี่ยนแนวมาคุยกันเรื่องหลักการบริหารบ้างนะครับ ตัวผมเองนั้นมีคติอยู่เรื่องหนึ่งว่า ถ้าหากเจ้านายไม่เก่ง คงจะไม่อยู่ทำงานด้วยกันนาน เพราะ 1) ผมไม่อยากทำงานเพียงอย่างเดียว แต่ผมอยากเรียนรู้ความสำเร็จ วิธีการเดินทางไปสู่ความสำเร็จ เรียนรู้ประสบการณ์ภาคปฏิบัติจากเจ้านายซึ่งเคยทำได้มาก่อน 2) ผมไม่อยากทิ้งเวลาให้สูญเปล่าไปกับการทำงานที่ไม่รู้ว่าเราจะก้าวหน้าหรือไม่ ถ้าเจ้านายไม่เก่ง โอกาสของเราจะลดลงไปมาก และ 3) การเรียนกับคนที่เก่ง เพียง 2-3 ปีก็ถือว่าคุ้มค่า เพราะเราจะมีโค้ช คอยสอน ยืนกำกับอยู่ข้างๆ ถือว่าได้เรียนทางลัด โอกาสที่จะประสบความสำเร็จในอนาคตย่อมเป็นไปได้มากกว่า วันนี้เวลาผ่านมาถึงปัจจุบันชีวิตผมได้เปลี่ยนเจ้านายไปหลายคน ซึ่งโชคดีว่าเจ้านายของผม(ส่วนใหญ่)เป็นคนเก่ง ผมถึงได้มายืนทำงานในตำแหน่งงาน ตาม Career Path ที่ผมตั้งใจไว้... การทำงานที่แท้จริงนั้น ไม่ใช่ว่าเราจะต้องประสบความสำเร็จขั้นสูงสุด ร่ำรวยเงินทองมากมายเสมอไป แต่การทำงานที่สำเร็จในอีกแง่หนึ่งนั้น คือ การที่เราได้เป็นผู้นำที่ดี และสามารถสร้างผู้นำในรุ่นต่อไปได้อีกจำนวนมาก จากฝีมือของเรา อันนี้ผมว่าน่าชื่นชมมากกว่า...

ความท้าทายที่ผมพบบ่อยมาก หลังจากได้ขึ้นมานั่งในตำแหน่งบริหารระดับสูงขององค์กร คือ บทบาทที่สำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร นั้นจะมาจากผู้บริหารระดับสูง ที่จะต้องมีความสามารถในการจัดการให้องค์กรนั้นทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ภายใต้การจัดการเรื่องคน เรื่องงาน และบริหารการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า มีกิจกรรมหลายอย่างที่เป็นงานสำคัญของผู้บริหารในทุกสายงาน เช่น การกำหนดนโยบาย การกำหนดเป้าหมาย การวิเคราะห์และออกแบบกระบวนการปฏิบัติงาน การรู้จักเลือกใช้วิธีการปฏิบัติในขั้นตอนที่สำคัญ การสร้างทีมงานและออกแบบการทำงานเป็นทีม การกำหนดวิธีการสร้างความพึงพอใจจากลูกค้าภายในและลูกค้าภายนอก เป็นต้น

การบริหารองค์กร จึงเป็นบทบาทที่ท้าทายต่อผู้ดำรงตำแหน่งผู้บริหารในทุกสายงาน เนื่องจากต้องเป็นผู้ที่คอยกำกับการดำเนินงานขั้นพื้นฐานของหน่วยงาน ต้องเป็นผู้ที่สามารถใช้ประสบการณ์ที่กว้างขวาง ในการวิเคราะห์และปรับปรุงการดำเนินงานในหน่วยงานอย่างต่อเนื่อง การวางแผนกำลังคนและการดำเนินการเพิ่มประสิทธิภาพ ภายใต้ความซับซ้อน ความสัมพันธ์ และผลกระทบต่อศักยภาพในการบริหารจัดการองค์กร

ภารกิจงานและกิจกรรมภายใต้ความรับผิดชอบของผู้บริหารในทุกสายงาน ประกอบด้วย

1. จัดทำวิสัยทัศน์ แผนกลยุทธ์ เป้าหมาย งบประมาณ และแผนงานประจำปี ของหน่วยงาน

2. พัฒนารูปแบบ ปรับปรุง ระบบงาน วิธีการทำงานให้มีความหลากหลายตามความต้องการขององค์กรในแต่ละช่วงเวลา โดยให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ และพันธกิจขององค์กร

3. การส่งเสริมการทำงานเป็นทีม อบรม พัฒนา บุคลากรในสังกัดให้มีความสามารถเพิ่ม ส่งผลต่อผลการปฏิบัติงานโดยรวมขององค์กร

4. สร้างเครือข่ายความร่วมมือทั้งจากภายในองค์กร และภายนอกองค์กร เช่น หน่วยงานในภาครัฐและเอกชน  ทั้งในระดับท้องถิ่น  ระดับชาติ  และนานาชาติ

5. เป็นผู้จัดทำหรือสนับสนุน คู่มือภาระงาน (Job Description) และภารกิจรายบุคคล/งาน/ตำแหน่ง

6. ติดตาม ควบคุมการประเมินผลงาน แผนงานประจำปี แผนงานประจำวัน ตามตัวชี้วัดผลงานหลักของหน่วยงาน

7. เป็นหัวหน้าทีมในรับการประเมินคุณภาพจากหน่วยงานภายนอก

กล่าวโดยสรุป บทบาทของคนที่จะเป็นผู้บริหารที่ดีได้นั้น อาจจะยึดหลักการตามแผนภาพ  โดยใช้หลัก 3 Rs ดังนี้

ภาพ 1 ทักษะ 3Rs ในการบริหารงานผู้ดำรงตำแหน่งบริหาร

การบริหารกิจกรรม ตามหลักการ 3Rs คือ

1. Role คือ ความรู้เข้าใจในหน้าที่และบทบาทของการทำงานในตำแหน่งผู้บริหาร(ในทุกสายงาน) โดยใช้ความรู้และประสบการณ์ในการทำงานตามวิชาชีพมาสนับสนุนภารกิจของหน่วยงาน

2. Radar คือ ความสามารถในการสแกน (ตรวจสอบ ประเมิน วิเคราะห์ สังเคราะห์) สิ่งที่เป็นไปต่างๆ ภายในองค์กร เพื่อให้บรรลุตามแผนงานและเป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งจำเป็นต้องมีทักษะที่สำคัญหลายอย่าง เช่น ทักษะด้านการคิดเชิงระบบ ทักษะการแก้ปัญหาและการตัดสินใจ การบริหารงานตามหลักการ Plan Do Check Action (PDCA) การมุ่งเน้นพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง การบริหารงานประจำวัน และการสร้างทีมงาน เป็นต้น

3. Realize คือ การบริหารงานโดยมุ่งเน้นในหลักข้อเท็จจริง สร้างผลงานให้เป็นจริง โดยยึดหลักการบริหารงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ การทำงานโดยใช้ตัวชี้วัดกำกับผลงาน การมุ่งสร้างความพึงพอใจจากลูกค้าทั้งภายในและภายนอก หรือมุ่งสร้างคุณภาพและบริการให้เป็นที่ยอมรับ เป็นต้น

นอกจากนั้นในการทำงานตามหน้าที่ของผู้บริหารในทุกสายงาน นั้นผู้ดำรงตำแหน่งต้องทำงานยังต้องมีหลักการทำงาน ที่เรียกว่า การบริหารองค์กร ในอีกหลายมิติ ซึ่งในการทำงานจะต้องใช้ความสามารถทางอาชีพ ตามหน้าที่ในสายงานได้เป็นอย่างดี กล่าวคือ ต้องทำงานได้ทั้งเชิงลึก และเชิงกว้าง โดยสามารถอธิบายได้ตามแผนภาพด้านล่าง

ภาพ 2 บทบาทของผู้บริหารในการบริหารงานตามสายงานหลัก

จากแผนภาพ 2 สามารถอธิบายบทบาทการบริหารงานองค์กรของผู้บริหารตามสายงานหลัก ดังต่อไปนี้

1. ความเข้าใจในบทบาทและความรับผิดชอบ

ในการปฏิบัติหน้าที่ของผู้บริหารในทุกสายงานนั้น ต้องมีหน้าที่หลายบทบาท เช่น การทำหน้าที่ผู้นำองค์กร ผู้สานวิสัยทัศน์ นักพัฒนา เป็นประธานการประชุม เป็นสื่อกลางในการทำงาน เป็นผู้ใช้สารสนเทศ (รวบรวม แจกจ่าย ใช้งาน วิเคราะห์) เป็นผู้ตัดสินใจ เป็นต้น

ในการทำงานของจริง องค์กรส่วนใหญ่คงไม่สามารถเขียนบทบาทและความรับผิดชอบของผู้บริหารในทุกสายงานไว้ครอบคลุมครบทุกหัวข้อ (เป็นลายลักษณ์อักษร) ดังนั้นบทบาทและความรับผิดชอบที่สูงกว่าที่บัญญัติไว้ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรจะมองได้ลึกซึ้ง ยกตัวอย่างเช่น ผู้บริหารในทุกสายงานจะต้องเป็นผู้ที่คอยสร้างแรงบันดาลใจในการทำงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพแก่พวกเขา ผู้บริหารในทุกสายงานจะต้องเป็นผู้มีหน้าที่สื่อสารองค์กรในมิติต่างๆ เพื่อสานวิสัยทัศน์ร่วม รักษาการทำงานเป็นทีม และเพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน

2. เป็นผู้เชี่ยวชาญในการบริหารงานประจำ(Daily Management)

Daily Management เป็นกระบวนการจัดการที่มุ่งเน้นไปที่การบริหารงานประจำ เป็นการดำเนินการแบบ Day to Day Work ที่มีการ เรียงลำดับความสำคัญของงาน  และจัดสรรทรัพยากร บุคลากร ทรัพย์สิน และข้อมูลไปใช้ตามลำดับความสำคัญของงานนั้นๆ  โดยมุ่งที่จะ Breakthrough สภาวะที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน กรณีที่ปัญหาหรืออุปสรรคในการทำงาน จะต้องสามารถปรับปรุงแก้ไขได้ทันทีเพื่อลดปัญหาหรือข้อบกพร่องในการทำงาน ซึ่งในแต่กระบวนการทำงาน ควรจะดำเนินการไปในลักษณะที่เป็นระบบและมีระเบียบวินัยอย่างสม่ำเสมอในแต่ละวัน ปัญหาของงานประจำถึงแม้จะเริ่มบกพร่องจากจุดที่เล็กๆ แต่ก็มีความสำคัญเพราะในทุกสิ่งที่เกิดขึ้น อาจจะเกิดได้อย่างรวดเร็ว และอาจจะมีปฏิกิริยาอย่างรวดเร็วส่งผลด้านลบให้กับองค์กรได้ ถ้าทีมงานขาดการทำงานอย่างสร้างสรรค์และทำอย่างเป็นระบบ เราจึงต้องความมั่นใจให้ได้ว่าทุกปัญหาในชีวิตประจำวันจะได้รับการดูแลโดยทีมงาน ทั้งนี้ปัญหาที่เกิดจากการจัดการไม่ดี  เช่น พนักงานขาดทักษะ ขาดการใช้เครื่องมือที่ดี ขาดการสื่อสาร ขาดการกำกับดูแล หรือขาดวินัย เป็นต้น ถือเป็นพฤติกรรมเชิงลบในการทำงาน และจะส่งผลต่อการบริหารงานประจำวันที่ด้อยประสิทธิภาพ

3. สามารถทำงานภายใต้การควบคุมตัวชี้วัดผลงานหลัก

ในการจัดการโดยการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีนั้น จะต้องดำเนินการโดยผ่านตัวชี้วัดผลงาน(KPI) บุคลากรในองค์กรทุกคน จะต้องรับผิดชอบในการดำเนินงาน รักษาเป้าหมาย และตัวชี้วัดผลงานของตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง KPI สำคัญที่ส่งผลต่อเป้าหมายรวมของหน่วยงาน การปฏิบัติตามตัวชี้วัดผ่านงานประจำ โดยทำให้ทุกคนเข้าใจว่างานของตนนั้นเชื่อมโยงกับเป้าหมายรวมได้อย่างไร การกำหนดตัวชี้วัดที่ดี จะต้องเชื่อมโยงกับเป้าหมายหลัก และมีวิธีจัดเก็บบนรายงานที่อ่านง่าย ควรวิเคราะห์ค่าแนวโน้มต่างๆ ค่าเบี่ยงเบนของระดับที่เกิดขึ้นจริงเทียบกับเป้าหมายที่ทุกคนได้รับ ควรมีการกำหนดวิธีการ แผนงาน ระยะเวลาดำเนินการแก้ไขเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว หรือการเข้าไปจัดการปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น

4. การสร้างทีมงานและสร้างพลังร่วมในการทำงาน

การทำงานเป็นทีม ไม่ใช่ความหมายว่า คนในทีมทำงานแล้วรักกัน ไม่ทะเลาะกัน แต่ถ้างานไม่ออก ผลงานไม่มี ต่อให้รักกันมาก ก็ไม่ใช่การทำงานเป็นทีม การรักและสามัคคีกันแบบนี้ เขาเรียกว่า พวกมากลากไปมากกว่า ดังนั้นในการบริหารงานผลงานที่ดี ผู้บริหารหรือผู้นำทุกคน จะต้องมีศักยภาพของการบริหารงานเป็นทีมให้เกิดประสบผลสำเร็จและเกิดความก้าวหน้า ผู้บริหารในทุกสายงานจะต้องมีทักษะที่สำคัญ คือ ความสามารถในการพัฒนาทีมงานให้มีความสามารถด้านการบริหารจัดการ โดยวางพื้นฐานของระบบงาน ระบบคน เพื่อทำงานให้บรรลุเป้าหมาย การบริหารงานให้ประสบความสำเร็จจะต้องทำให้เกิดการมีส่วนร่วมทำให้เป็น ดัชนีที่สามารถที่จะชี้วัดความสำเร็จ ของทีมได้ เช่น การช่วยเสริมสร้างบรรยากาศที่ดีให้เกิดความรัก ความสามัคคี น้ำหนึ่งใจเดียวกัน มีเครือข่ายสัมพันธภาพเกิดความสุขในการทำงานร่วมกัน เป็นต้น

เพื่อให้เข้าใจมากขึ้น มาลองดูความหมายของคำว่า Team Work ตามภาพด้านล่าง กันนะครับ

ภาพ 3  ความหมายของคำว่า Team Work

5. การทำงานร่วมกับพันธมิตรทางทั้งภาครัฐและเอกชน

ผู้บริหารในทุกสายงาน มีบทบาทที่สำคัญในการสร้างพันธมิตร โดยใช้กลยุทธ์เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างสร้างสรรค์ การสร้างเครือข่ายจะทำให้เกิดการเชื่อมโยงแต่ละภาคส่วน จะช่วยทำให้เราสามารถผลักดันการใช้ทรัพยากรของหน่วยงานร่วมกับหน่วยงานอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แล้วพบกันใหม่ กับ มุมมองเรื่องการบริหารในตอนต่อไป..สวัสดีครับ