บทบาทของ HR กับการบริหารต้นทุนแรงงานในยุคการปรับค่าจ้างขั้นต่ำ

โดย HRBURAPA

ทุกยุคสมัยต้นทุนทางด้านแรงงาน ถือเป็นต้นทุนที่ไม่พึงประสงค์ของนักลงทุนเพราะยิ่งมีต้นทุนสูงมากก็จะยิ่งสร้างปัญหาในระยะยาวมาก หรืออาจจะส่งผลต่อการอยู่รอดของกิจการได้ โดยเฉพาะในยามที่องค์กรเกิดภาวะวิกฤติ ทำไมต้นทุนแรงงานถึงสำคัญกับนายจ้าง เพราะว่า มีต้นทุนเกือบทุกประเภทที่นายจ้างสามารถลดได้ทันทีโดยไม่ต้องถามจากคนหลายฝ่าย แต่หากเป็นการลดต้นทุนแรงงาน รับประกันได้เลยว่า นายจ้างคงจะทำไม่ได้ตามอำเภอใจนัก เพราะว่ามีกฎหมายแรงงานกำหนดบางเรื่องไว้และบังคับให้นายจ้างต้องปฏิบัติครับ เช่น นายจ้างไม่สามารถลดต้นทุนที่เป็นสภาพการจ้างได้ นายไม่สามารถเลิกจ้างลูกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยได้(ในกรณีที่ลูกจ้างไม่มีความผิด) เป็นต้น สิ่งที่เป็นได้หากนายจ้างจะดำเนินการต่อไป ก็คือ การพยายามลดต้นทุนลงให้ถูกตามหลักกฎหมาย เช่น การแช่แข็งนโยบายกำลังพล(คนออกไม่รับเพิ่ม) เพิ่มงานให้ลูกจ้าง โยกย้ายคนไปทำงานแทนคนที่ขาด ลดโอที งดจ่ายโบนัส งดขึ้นค่าจ้างประจำปี หรือสั่งหยุดงานชั่วคราว โดยจ่ายค่าจ้างไม่เต็มจำนวน ตามมาตรา 75 เป็นต้น

บทความฉบับนี้ผมขออนุญาตแชร์ในมิติที่เกี่ยวกับการบริหารต้นทุนแรงงาน โดยอาจจะเขียนรวมไปถึงการจัดทำสารสนเทศด้านต้นทุนแรงงานที่เหมาะสมด้วย ผมเห็นว่าเรื่องนี้เป็นสิ่งสำคัญเร่งด่วน เพราะว่าเรากำลังจะมีการปรับค่าแรงขั้นต่ำตามกฎหมายกัน ท่านทราบไหมครับว่า รัฐบาลนายกอุ๊งอิ๊ง กำลังจะประกาศอัตราค่าจ้างขั้นต่ำ ไปเป็น 400 บาทต่อวันเร็ว ๆ นี้...ผมจึงขอเริ่มต้นด้วย ประเด็นจากแนวคิดนี้นะครับ "HR หรือนายจ้างทั้งหลาย โปรดอย่าคิดเพียงแค่ว่า ลดต้นทุนแล้วทุกอย่างจะจบ แต่ให้นึกถึงเสนอว่า การบริหารต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ ต่างหากคือความสำเร็จในระยะยาว"

ถ้าคุณจะเป็นนักบริหารรุ่นใหม่ ผมขอแนะนำว่า คุณจะต้องทำงานเป็นหุ้นส่วนเชิงกลยุทธ์(Strategic Partner) มากกว่าการเป็นผู้เชี่ยวชาญในงานเฉพาะด้าน เพราะผู้บริหารจะต้องสนใจเรื่องธุรกิจ มีความรู้เกี่ยวกับการบริหารต้นทุน กำไร การบริหารทางการเงินของบริษัท กล่าวคือ ถ้าคุณรู้จักธุรกิจที่ทำงานมากขึ้น..ผู้บริหารระดับสูงทุกคนก็แฮบปี้กับคุณแน่นอน จงอย่าทำแต่งานของตนเอง จนลืมเรียนรู้เรื่องธุรกิจ สิ่งที่คุณต้องสนใจเรียนรู้นั้น ผมขอลองยกเป็นประเด็น ดังนี้

1. คุณจะต้องเข้าใจและรู้จักการบัญชีการบริหาร ซึ่งจะมีหลักการเกี่ยวกับให้ข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหารภายในกิจการใช้ในการวางแผน ควบคุม และการตัดสินใจในการดำเนินกิจการต่าง ๆ  เนื่องจากบัญชีบริหารจะเน้นการให้ข้อมูลในอนาคต เน้นข้อมูลที่เกี่ยวข้อกับการตัดสินใจ นำเสนอข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต ทั้งทางด้านเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ

2. คุณจะต้องเข้าใจงบการเงิน  ซึ่งเป็นรายงานทางการเงินที่จัดทำขึ้นเพื่อเสนอข้อมูลทางการเงินเกี่ยวกับผลของการดำเนินงานของกิจการสำหรับระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง เพื่อแสดงฐานะของกิจการค้า ณ วันใดวันหนึ่ง งบการเงินโดยทั่วไปจะประกอบด้วย งบดุล (Balance Sheet) งบกำไรขาดทุน (Income  Statement)

3. คุณจะต้องสนใจเรื่องการจัดทำรายงานสารสนเทศทางด้านแรงงาน เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ

ผมในฐานะที่ทำงานและมีประสบการณ์ตรง ได้ทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหารระดับสูง เจ้าของหรือผู้ถือหุ้น และพนักงานระดับต่างๆ ขอนำเสนอวลีหรือคำถามยอดฮิตเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายด้านแรงงานที่ฝ่าย HR มักจะได้ถูกถามให้คิดอยู่เสมอ..(ตัวอย่างตามแผนภาพ)

จากข้อสงสัยที่มีอยู่มากมาย ซึ่งเราก็ห้ามให้คนเหล่านี้คิดไม่ได้เสียด้วย ดังนั้นสิ่งที่ดีที่สุด ก็ถือเราต้องพยายามตอบคำถามด้วยข้อมูลสารสนเทศ อธิบายด้วยข้อเท็จจริงเชิงเหตุผล และทำสารสนเทศให้อ่านง่าย ตีความง่าย ไม่ต้องอธิบายเรื่องสูตรให้มากมาย สูตรเราต้องเก็บไว้ในกระเป่า ไว้อธิบายอย่างเหมาะสมกับภูมิความรู้ของแต่ละคน..ถ้า HR อยากจะทำสิ่งนี้ให้ดี ผมแนะนำ ก็คือเราต้องมีองค์ความรู้เรื่องต้นทุน และต้องรู้จักใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อรวบรวมฐานข้อมูลและการจัดทำรายงานสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ ในเบื้องต้นขอแนะนำให้เริ่มจากโปรแกรมไมโครซอตฟ์เอ็กเซลไปก่อน แต่ควรใช้ขั้นสูงขึ้น..และทักษะเรื่องนี้มันจะมาจากการที่เราปฏิบัติอยู่ในประสบการณ์ทำงานจริง ผ่านกระบวนการ PDCA ในแต่ละปีงบประมาณที่ผ่านไป..

สำหรับการเรียนรู้เรื่องต้นทุนนั้น ผมขอสรุปประเด็นหลักให้ทราบดังนี้  แนวคิดการลดต้นทุน คือ การพยายามลดค่าใช้จ่าย ทั้งที่เป็นค่าใช้จ่ายที่ควรลด ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่จำเป็นต้องลด (หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ควรลดโดยเด็ดขาด) ถ้ามีเป้าหมายที่ชัดเจนดี  มีข้อมูลสารสนเทศเป็นตัวเลข สถิติเปรียบเทียบดี เชื่อได้ว่าค่าใช้จ่ายนั้น ผู้เกี่ยวข้องทุกคนแทบจะไม่ปฏิเสธ และตัดสินใจได้ทันที ถึงแม้การลดค่าใช้จ่าย อาจจะต้องส่งผลเสียกับพนักงาน ทุกคนก็จะให้ความร่วมมือ ส่วนการบริหารต้นทุน ก็คือ การบริหารต้นทุนในภาพรวมทั้งองค์การ เช่น สินทรัพย์ (เครื่องไม้ เครื่องมือ อาคาร ฯลฯ) และทรัพย์สิน(คน เป็นทรัพย์สินที่ประเมินค่ายาก) ทำอย่างไร ให้มีศักยภาพ ได้ผลงานออกมาดีที่สุด โดยใช้ต้นทุนมีประสิทธิภาพสุงสุด ถ้าจะมีค่าใช้จ่ายเกินบ้าง ก็ยืดหยุ่นกันไปแบบมีเงื่อนไข(เช่น บวกลบไม่เกิน 1-2%) ส่วนค่าใช้จ่ายผันแปรก็ต้องสอดคล้องกับสถานการณ์ต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละช่วงเวลา 

ใน 5 ปีทำงานที่ผ่านมา ผมได้มีโอกาสทำงานใกล้ชิด ในระดับนโยบาย และมีส่วนร่วมในการวางแผนธุรกิจกับผู้บริหารต่างๆ จึงทำให้ทราบว่าความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับบัญชีบริหาร บัญชีต้นทุนนี้เป็นทักษะที่สำคัญของคน HR พวกเราต้องเรียนรู้ให้ลึกซึ้ง ผมจึงอยากจะขอเชิญชวนให้ทุกท่านหันมาฝึกปรือฝีมือด้านนี้ให้เพิ่มขึ้น..

การวิเคราะห์ต้นทุนแรงงาน ที่มีประสิทธิภาพนั้น ฝ่าย HR ของเราสามารถออกแบบและมีวิธีการนำเสนอโดยจัดทำเป็นรายงานสารสนเทศทางด้านต้นทุนแรงงานไว้ให้หลายแบบ เพื่อรองรับการร้องขอที่หลากหลาย เราต้องเก็บข้อมูลแรงงานไว้หลายปี ต้องเชื่อมโยงด้วยสูตรคำนวณต่างๆ เมื่อเราจะเปลี่ยนแปลง แก้ไขตัวเลขหรือสมมุติฐาน ก็จะประมวลผลข้อมูลได้ทันที ตรงกับความต้องการ

ทั้งนี้เพื่อเป็นไอเดีย  ผมจึงขอยกตัวอย่างรายงานสารสนเทศต้นทุนแรงงาน ไว้ประมาณ 5 รูปแบบ ดังนี้

ชื่อรายงานสารสนเทศ
1. รายงานเปรียบเทียบต้นทุนรวมต่อต้นทุนแรงงานของบริษัท
หมายเหตุ -- รายงานนี้ใช้เกจมิเตอร์ โดยใช้โปรแกรม Ms. Excel

ตัวอย่างรายงาน

กราฟ 1 - ร้อยละของต้นทุนแรงงานต่อต้นทุนทั้งหมด

ชื่อรายงานสารสนเทศ
2. รายงานเปรียบเทียบต้นทุนแรงงานรวมของบริษัท กับกลุ่มอุตสาหกรรมเดียวกัน
Top n - บริษัทชั้นนำในกลุ่มสูงสุด
n - ตัวเลขอันดับของกลุ่ม
หมายเหตุ -- ข้อมูลดังกล่าว สามารถนำข้อมูลมาจากผลการสำรวจค่าจ้างประจำปีที่จัดทำโดยหน่วยงานต่างๆ ของประเทศมา Plot ใช้งานก็ได้
จากรายงานในกราฟ 2 พบว่า บริษัทนี้มีต้นทุนแรงงานอยู่ในเกณฑ์สูงกว่าตลาด(ถ้าเป็นบริษัทเกิดใหม่ก็อาจมีปัญหาในอนาคตได้)

ตัวอย่างรายงาน

กราฟ 2 การเปรียบเทียบต้นทุนแรงงานรวมกับกลุ่มอุตสาหกรรมเดียวกัน

ชื่อรายงานสารสนเทศ
3. รายงานเปรียบเทียบสัดส่วนต้นทุนแรงงานของบริษัท ย้อนหลัง 5 ปี
หมายเหตุ จากกราฟจะเห็นว่าเราสามารถตั้งเป้าหมายในการควบคุมงบประมาณในแต่ละหมวดได้ เช่น ถ้าลดการรับพนักงาน จะตอบคำถามว่าจะลดโอทีลงเท่าไร หรือลดต้นทุนลดแรงงานได้กี่ %

ตัวอย่างรายงาน

กราฟ 3 สัดส่วนต้นทุนแรงงานรวมย้อนหลัง 5 ปี

ชื่อรายงานสารสนเทศ
4. รายงานเปรียบเทียบสัดส่วนต้นทุนแรงานในมิติต่างๆ เช่น เทียบกับ รายได้ หรือกำไร  เป็นต้น
หมายเหตุ จากกราฟจะทำให้เราเห็นค่าแนวโน้มต่างๆ

ตัวอย่างรายงาน

กราฟ 4 สัดส่วนต้นทุนแรงงานในมิติต่างๆ

ชื่อรายงานสารสนเทศ
5. รายงานเปรียบเทียบสัดส่วนต้นทุนแรงงานแยกตามประเภท ต่อ ต้นทุนแรงงานรวมของบริษัท
หมายเหตุ จากกราฟจะทำให้เราเห็นสัดสวน เห็นค่าแนวโน้มต่างๆ หากมีข้อมูลเปรียบเทียบในแต่ละปี หรือเทียบกับอุตสาหกรรม จะทำให้เห็นว่าควรหยิบตัวไหนมาทำงานเชิงกลยุทธ์ได้บ้าง

ตัวอย่างรายงาน

กราฟ 5 สดส่วนต้นทุนแรงงานตามประเภท

จากตัวอย่างรายงานข้างต้น(ใช้ข้อมูลสมมุติ)  พบว่าในการปฏิบัติงานจริงนั้น ผมจะจัดทำฐานข้อมูลโดยดึงรายงานมาจากโปรแกรม SAP และแปลงกลับมาเป็น ฐานข้อมูลโดยใช้โปรแกรม Ms. Excel เพื่อสะดวกต่อการนำมาจัดทำเป็นตารางฐานข้อมูล หรือจัดทำกราฟนำเสนอต่างๆ  อย่างไรก็ตาม ในกระบวนการวางแผนกลยุทธ์ที่สำคัญของบริษัทนั้น ผมเชื่อมั่นว่า พวกเราคน HR ก็อยากจะเป็น Strategic Partner ของผู้บริหารระดับสูงกันทั้งนั้น สำหรับน้องๆ HR ที่ยังมีประสบการณ์ยังไม่สูงมากนัก ผมเชื่อว่าเรายังมีเวลาเหลือเฟือ ในการพัฒนา Competency ของตนเองให้โดดเด่น ในฐานะรุ่นพี่จึงขอแนะนำอีกครั้งนะครับ

1. ให้ศึกษาเพิ่ม เพื่อเข้าใจบัญชีการบริหาร ซึ่งจะมีหลักการเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงิน ซึ่งผู้บริหารจะต้องใช้ภายในกิจการ เพื่อการวางแผน ควบคุม และการตัดสินใจในการดำเนินกิจการต่าง ๆ บัญชีบริหารจะเน้นการให้ข้อมูลในอนาคต เน้นข้อมูลที่เกี่ยวข้อกับการตัดสินใจ ซึ่งนำเสนอข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต ทั้งทางด้านเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ หากเราเข้าใจในวิธีการ ก็จะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการจัดเตรียมงานต่างๆ ได้

2. ให้ศึกษาเพิ่ม เรื่องการอ่านงบการเงิน  ซึ่งเป็นรายงานทางการเงินที่จัดทำขึ้นเพื่อเสนอข้อมูลทางการเงินเกี่ยวกับผลของการดำเนินงานของกิจการสำหรับระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง เพื่อแสดงฐานะของกิจการค้า ณ วันใดวันหนึ่ง งบการเงินโดยทั่วไปจะประกอบด้วย งบดุล (Balance Sheet) งบกำไรขาดทุน (Income  Statement)

3. ให้สนใจตัวเลขเชิงสถิติ ฝึกอ่านกราฟ ฝึกทำรายงานข้อมูลสารสนเทศให้น่าสนใจ รู้จักที่จะโชว์ผลงานผ่านการนำเสนอในโอกาสต่างๆ เพื่อให้คนอื่นรู้จักเรา รู้จักสร้างโอกาสและวางอนาคตในการทำงานของตนให้ดี

4. ให้เรียนรู้เรื่องหลักและเทคนิคการจัดทำฐานข้อมูล โดยเริ่มต้นจากโปรแกรมง่ายๆ อย่าง Excel และฝึกการเขียนสูตรต่างๆ โดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่จริงภายในบริษัท เพื่อจะได้เก็บข้อมูล สถิติต่างๆ ตั้งแต่วันนี้ หากเราไม่จัดเก็บไว้เอง  เมื่อเวลาผ่านไปในแต่ละปี จะทำให้ต้องกลับไปเสียเวลากับการจัดข้อมูลใหม่ และใช้ได้ไม่ทันการ

บทสรุปส่งท้าย ในการบริหารต้นทุนด้านแรงงานที่มีประสิทธิภาพ  ผมไม่อยากให้พวกเราวัดกันที่ต้นทุนที่เป็นตัวเงินอย่างเดียวเท่านั้น เพราะว่าเรายังต้องโฟกัสในเรื่องที่สำคัญกว่า คือ วัดกันที่ต้นทุนมนุษย์ ซึ่งได้แก่ต้นทุนทางปัญญาความรู้ ทักษะประสบการณ์ ความมุ่งมั่น ความจงรักภักดี ความซื่อสัตย์ คุณธรรมจริยธรรม เป็นต้น สิ่งเหล่านี้เป็นต้นทุนที่อยู่ภายในตัวพนักงานทุกคน ต้นทุนดังกล่าวจึงถือเป็นต้นทุนที่สำคัญที่สุด..พวกเราจึงต้องสนใจและบริหารต้นทุนแรงงานในมิตินี้..และควรจะวัดมันออกมาโดยใช้สารสนเทศและนำเสนอให้กับผู้เกี่ยวข้องทุกคนเข้าใจและนำไปปฏิบัติ

สวัสดีครับ..